Como preparar reuniones eficientes. El problema de las reuniones

 

COMO PREPARAR REUNIONES EFICIENTES

EL PROBLEMA DE LAS REUNIONES

 

El problema de las reuniones

“Basta de reuniones”, “no voy más a la parroquia porque no tengo tiempo para perder en reuniones“, “las reuniones no son productivas “, “en las reuniones solo se pierde el tiempo y se calientan sillas”……

Estas son solo algunas de las tantas frases que estamos acostumbrados a escuchar, y que en algunos casos también nosotros empleamos a partir de nuestra experiencia personal o grupal sobre el tema. Debemos reconocer que gran parte de la vida de nuestra institución y nuestra misma Iglesia gira en torno a reuniones de estudio y de trabajo. En todo momento, para distintos niveles y en busca de diversos fines nos vinculamos a través de reuniones. Si bien no son el único medio, es posiblemente el más utilizado, y quizás por repetición, saturación o mala preparación y conducción de las mismas, estas como tales, van perdiendo su valor, su crédito y dejan de ser medios eficaces para lograr nuestros objetivos formativos, apostólicos y comunicativos.

Con el deseo de colaborar con quienes tienen la “desafiante” tarea de preparar, animar y conducir reuniones grupales, comparto algunos puntos prácticos a tener en cuenta. Los mismos está tomados de la experiencia propia y de diversos agentes y grupos, y tienen como fin acercar algunas pautas que indudablemente, deberán ser enriquecidas por quienes conocen (o deberían conocer) el ámbito y el grupo humano con el que comparten la misma fe. Estas ideas pretenden ser un “disparador” de nuestro ingenio y creatividad, y posiblemente (eso espero!) puedan ayudar a mejorar nuestro trabajo pastoral.

¿Por qué nos reunimos? ¿Para qué reunirse?

La reunión: un medio, no un fin

Hablando en términos generales y más allá de la diversidad de fines y carismas de grupos, instituciones, movimientos, etc…Nuestras reuniones suelen tener muchos aspectos en común, que en mayor o menor medida se asemejan y repiten a pesar de la diversidad de la que hablábamos anteriormente. Tal es el caso de los fines de nuestras reuniones. Es obvio decir que nuestras reuniones no deberían ser un “fin en si mismo” (como muchas veces suele suceder), sino conservar su carácter de “medio”, y como tal, contribuir a los siguientes logros:

-Satisfacer las necesidades de comunicación e interacción de todo grupo (resolver temas y situaciones de interés común como ser informaciones, proyectos, organización de actividades, planteo y tratamiento de problemas y dificultades, etc…)

-Fortalecer los vínculos del grupo (hacia el interior y exterior del mismo) y formular objetivos comunes.

-Crecer como comunidad de apóstoles

-Formarse y formarnos.

-Compartir la Palabra de Dios y la oración.

-Proyectarnos hacia la misión que nos reúne y que tenemos como cristianos.

Estos aspectos señalados pueden ser un “tamiz”, un “filtro” por donde pasar periódicamente nuestras reuniones, ya que se trata de elementos básicos y centrales que se deberían dar comúnmente en nuestros ámbitos de reunión. Pero recordemos que comenzábamos este párrafo también preguntándonos ¿por qué y para qué reunirse“?, preguntas que nos deberíamos hacer de modo permanente dado que muchas veces lo hacemos por “costumbre”, “porque hay que hacerlo”, “porque es lindo y bueno estar juntos”, etc… Entonces justificamos sin demasiado sentido una reunión para brindar información o comentarios que se podrían hacer a través de otras vías y mecanismos más familiares y comunes en nuestros días como el correo electrónico, teléfono, fax, etc…  ¿O acaso no hemos experimentado alguna vez la sensación de bronca o malestar al reflexionar: “¡y para esto me convocaron a una reunión!, luego de haber tenido que abandonar por la misma causa, compromisos familiares, tiempo personal de estudio, trabajo, esparcimiento, etc….?

 

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